Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tiết kiệm chi phí

Đây là một quy trình tính toán và so sánh để chọn được những hạng mục cần thiết để tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro phát sinh sau này. Việc tạo lập một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện trước khi event diễn ra là một điều quan trọng đối với các nhà quản lý tài chính thông minh. Trong chuyên mục bài viết hôm nay tổ chức sự kiện Duy Nguyễn Pro xin chia sẻ những thông tin về vai trò của bảng kinh phí dự kiến để bạn đọc có cái nhìn tổng quát về việc tự tổ chức các sự kiện. 

Tầm quan trọng của việc lập bảng chi phí dự định khi tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng của việc lập bảng chi phí dự định khi tổ chức sự kiện 

Để quản lý chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả và ngăn ngừa các phát sinh chi phí ngoài ý muốn bạn nên lập bảng dự trù kinh phí để giúp tổ chức thành công mọi sự kiện mà không bị sơ sót hay chi tiêu quá ngân sách cho phép. Một yếu tố đầu tiên phải nhắc đến là chi phí tổ chức sự kiện, đặc biệt là ngân sách tài chính của doanh nghiệp hay cá nhân thường có hạn mức cho phép. 

Cho nên lập bảng kinh phí chi tiết phù hợp với ngân sách tài chính của mình. Ngoài ra, khi đã dự trù chi phí sẽ giúp bạn tránh được việc sai sót hãy phát sinh những tình huống bất như ý trong quá trình sự kiện diễn ra. Điều này thể hiện tính cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp sẽ làm mất điểm trong lòng khách mời hay với đối tác của công ty khi họ tham gia sự kiện được tổ chức như thế. 

Xem thêm : Công ty tổ chức sự kiện uy tín tại Đắk Nông 

Nội dung bảng kinh phí dự kiến khi tổ chức sự kiện 

Bạn nên tham khảo kỹ càng bảng proposal trước khi bắt tay lập bảng hạng mục và kinh phí dự trù sẽ tiêu tốn như thế nào ? Việc xác định phong cách thiết kế cho sự kiện theo lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp để đạt mục tiêu quảng cáo thương hiệu hay giới thiệu sản phẩm mới. Điều này giúp khách hàng hay đối tác hiểu hơn về phương thức hoạt động của doanh nghiệp hơn là việc tự tìm đọc các phần giới thiệu dài dòng trên website. 

Sau đó là tính toán liệt kê các hoạt động cần thiết phải sử dụng các vật dụng, thiết bị nào phù hợp nhất. Khi lên kế hoạch chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện hoàn chỉnh, bạn nắm vững được toàn bộ quá trình sẽ tốn kém chi phí ra sao để điều chỉnh và tìm kiếm các sản phẩm hay dịch vụ thay thế có giá rẻ hơn. 

Nội dung bảng kinh phí dự kiến khi tổ chức sự kiện

Đặc biệt là dự trù các chi phí phát sinh nếu có để bảng dự trù kinh phí không bị khiếm khuyết khi tại nhà bày với sếp hay khách hàng liên hệ dịch vụ tổ chức sự kiện của bạn. 

Liệt kê các hạng mục chi tiết cần chuẩn bị khi tổ chức sự kiện 

Khi đã nắm bắt nội dung yêu cầu của cấp trên, việc kê khai danh mục toàn bộ vật dụng cần thiết trong các hoạt động diễn ra sự kiện bao gồm chủng loại, số lượng, đơn giá, nhà cung cấp… Đây là một số hạng mục tiêu biểu thường sử dụng trong các sự kiện như welcome banner, bandroll, poster, thư mời và còn nhiều loại chi phí khác mà bạn phải tốn kém khi thuê mướn dịch vụ riêng lẻ.

• Chi phí thuê địa điểm : thuê dịch vụ cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện, thuê người chụp ảnh, quay phim, phỏng vấn, …
• Chi phí trang trí : hoa cài áo khách mời, quà tặng, hoa trang trí khu vực diễn ra sự kiện…
• Chi phí nội dung cho bài tham luận
• Chi phí PR cho các nhà báo chí, truyền hình
• Chi phí cho diễn giả, chuyên gia
• Chi phí nhân sự như MC dẫn chương trình, đội ngũ tuyên truyền, lễ tân, hướng dẫn viên
• Chi phí phát sinh

Dịch vụ tổ chức sự kiện của Duy Nguyễn Pro trọn gói giá rẻ nhất hiện nay

Với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức hàng trăm sự kiện lớn nhỏ tại Gia Nghĩa nên chúng tôi đảm bảo một kịch bản hoàn hảo đồng thời hạn chế đến mức thấp nhất mọi trường hợp phát sinh sự cố ngoài ý muốn. Đối với những sự kiện có quy mô lớn, nhiều hoạt động, kinh phí tổ chức nhiều thì chúng tôi lựa chọn thảo luận những hạng mục cần thiết nhất và cắt giảm hạng mục không quan trọng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả cao cho các sự kiện của quý công ty hay doanh nghiệp muốn quảng cáo hay giới thiệu sản phẩm mới đến khách hàng. 

Dịch vụ tổ chức sự kiện của Duy Nguyễn Pro trọn gói giá rẻ nhất hiện nay

Chúng tôi lên kế hoạch dự trù kinh phí trước giúp khách hàng xoay sở theo kinh phí cho phép. Đặc biệt là khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện của Duy Nguyễn Pro khách hàng không cần lo về rủi ro sẽ xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện. Chúng tôi là nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể kiểm soát được các tình huống hay dự đoán rủi ro để có kế hoạch ứng phó kịp thời. Nhằm đem lại sự long trọng cho sự kiện thường niên của công ty hay doanh nghiệp. 

Xem thêm : 8 Tiêu Chí Lựa Chọn Trung Tâm Tổ Chức Sự Kiện Tại Đắk Nông Nhất Định Phải Biết

Liên hệ với chúng tôi : 

Địa chỉ : QL 14 Tổ 6, P. Nghĩa Phú, Thành Phố Gia Nghĩa, Đăk Nông 

Email : duynguyenprodn@gmail.com

Điện thoại : 0855 12 08 91 (Mr. Duy Dương)