Tìm hiểu hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Chi phí là một nhân tố đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu trong tổ chức sự kiện, bởi nó có sức ảnh hưởng to lớn đến quy mô, ý tưởng và sự thành bại của sự kiện. Bài viết hôm nay cùng Duy Nguyễn Pro tìm hiểu hạch toán chi phí tổ chức sự kiện sao cho đạt hiệu quả một cách tốt nhất để sự kiện luôn được diễn ra thành công và suôn sẻ

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Hạch toán chi phí tổ chức sự kiện

Lập dự toán chi phí cho sự kiện

Để hạch toán toàn bộ chi phí tổ chức sự kiện bước đầu tiên là cần phải dự toán chi phí, từ bản dự toán chi phí được lập bạn dựa vào đó để lên kế hoạch và quản lý sự kiện một cách dễ dàng, đơn giản cũng như phân bổ các khoản phí sao cho đầy đủ và hợp lý

Bằng các lập dự toán chi phí bạn có thể có một cái nhìn tổng quan về toàn bộ khoản phí cần có cho một sự kiện, trên cơ sở này bạn có thể kiểm soát một cách dễ hơn các khoản ngân sách được phân bổ từ đó phân chia sao cho thích hợp nhất

Bản dự toán chi phí còn là cơ sở để các doanh nghiệp, công ty phân bổ ngân sách cho sự kiện vì vậy ở bước này bạn cần dự toán sao cho thật chính xác và thích hợp với điều kiện thực tế hiện có của các công ty, doanh nghiệp

Bản dự toán cần đảm bảo những chi phí nào

Để hạch toán chi phí tổ chức sự kiện chính xác thì sau đây là những khoản chi phí đảm bảo phải có trong một bản dự toán. Bản dự toán này phụ thuộc hoàn toàn vào kế hoạch sự kiện, tốt nhất là bạn nên thể hiện đầy đủ các khoản chi phí cần dùng để không xảy ra bất thiếu sót gì

• Chi phí thuê địa điểm: Dựa vào chủ đề của sự kiện mà bạn còn chọn một địa điểm thuê phù hợp như trung tâm hội nghị, bãi biển, khán phòng, sân thượng,…
• Chi phí dàn dựng sân khấu: Thường thì để xây dựng một sân khấu hoàn chỉnh phải thuê thảm trải, sân khấu, chi phí lắp đặt,…
• Chi phí thuê dàn âm thanh và ánh sáng
• Chi phí trang trí, phí in ấn background, banner, thiệp mời,…
• Chi phí chiêu đã khách hàng tham gia buổi tiệc
• Chi phí xin giấy phép sự kiện, quảng cáo, báo chí,…
• Chi phí về phương tiện đi lại
• Chi phí quà tặng khách hàng tham gia
• Chi phí chi trả cho các chương trình như ca sĩ, MC, PG,…
• Chi phí chụp ảnh, quay phim, thuê outsource
• Nhất là trong thời kỳ dịch bệnh hiện nay cần trang bị chi phí cho thiết bị khử khuẩn, đo nhiệt độ,..

Ngoài những khoản phí cần đảm bảo ở trên thì bạn đừng quên thiết lập một khoản dự phòng nhé, bởi khi tổ chức một sự kiện dù được đầu tư hoàn hảo và kỹ lưỡng đến đâu đi nữa thì vẫn tồn tại những tình huống bất ngờ bất ngờ có thể xảy ra đột ngột. Thường thì mức phí dự phòng chiếm từ 10-15% tổng ngân sách tổ chức sự kiện

Tổng kết chi phí tổ chức sự kiện

Tổng kết chi phí tổ chức sự kiện

Bạn tổng hợp lại những chi phí tổ chức sự kiện về các hạng mục dự kiến sau đó đánh giá được việc lập hạch toán chi phí tổ chức sự kiện đã hợp lý hay chưa. Nếu chưa thì bạn điều chỉnh và xem xét lại một lần nữa sao cho cân đối

Bạn cũng có thể liên hệ với các dịch vụ có trong hạng mục sự kiện để tham khảo chính xác mức giá thực tế để làm cho bản dự toán hạch toán chi phí tổ chức sự kiện có thể phù hợp và xác thực hơn

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện

Cách để hạn chế những thất thoát xảy ra trong một hạng mục sự kiện

Để việc hạch toán chi phí tổ chức sự kiện hiệu quả hơn bạn nên hạn chế để xảy ra tình trạng thất thoát. Nếu sự kiện có đãi tiệc cần chỉ cần đặt phần ăn nhỏ bởi đa số những khách mời khi đến tham dự thường ăn rất ít hoặc có thể là không ăn gì. Bên cạnh đó bạn đừng quên ghi chép lại tất cả các khoản thu chi, đây là một bước quan trọng trong quá trình hạch toán chi phí. Để tiện hơn cho việc tổng kết ngân sách bạn nên giữ tất cả các hóa đơn hay giấy tờ xác minh tiền mua hàng

Cách tiết kiệm chi phí cho sự kiện hiệu quả

• Nếu bạn muốn tổ chức các sự kiện hội nghị khách hàng, hoạt động công ty, công bố sản phẩm thì nên lựa chọn tổ chức từ tháng 4 đến tháng 10 vì thời điểm còn lại là lúc nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức tổng kết năm, year end party,..nên giá sẽ khá đắt đỏ
• Nếu bạn muốn tổ chức các sự kiện liên quan đến học thuật, kinh doanh thì nên hạn chế những ngày cuối tuần sẽ có xu hướng rẻ hơn
• Lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện có nhiều ưu đãi như Duy Nguyễn Pro sau đó thường xuyên truy cập vào website họ để cập nhật được các gói ưu đãi tiết kiệm đang diễn ra

Xem thêm: CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI GIA NGHĨA GIÁ RẺ CHUYÊN NGHIỆP NHẤT

Cách tiết kiệm chi phí cho sự kiện hiệu quả

Tạm kết

Bài viết trên là những chia sẻ của Duy Nguyễn Pro về hạch toán chi phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng với nhiều ưu đãi hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 0855 120 891